Культура организации и работы на проекте.
I) У каждого должен быть хоть краткий, но подробный план со сроками (опять таки может иногда ориентировочными) того, что он будет делать в соответствии с возложенными на него задачами (срок выполнения + некоторый резерв дней на всякий случай). Минимальный срок плана – месяц, каждую неделю – продление еще на неделю.
Данный план должен быть доступен (форум, ЖЖ?) для остальных членов команды для учета интересов друг друга при составлении своих планов, для его совместного рассмотрения, одобрения корректировки если нужно. В плане можно вставлять дни, которые человек предположительно свободен, и в случае чего в эти дни на него можно рассчитывать, и те дни, когда он 100% занят. Естественно, план должен корректироваться по мере выполнения/изменения задач, появления/исчезновения свободных дней, выполненные задачи должны быть отмечены.
1.
А) Согласна со всем. Предлагаю на еженедельной встрече в среду, согласовывать временные графики, в декабре – понедельное, ну сессия, зачетная неделя, да и пр., и соответственно с 2009 года января месяца план на месяц, каждый месяц план будет корректироваться в соответствии с изменениями, – что касаемо временных планов работы, в общем.
Б) Что касается конкретных планов работы в соответствии с поставленной задачей: разделение коллектива по блоковой работе, в каждом блоке есть куратор, который отвечает за процесс подгонки, своих соблочников, чтоб не спрашивать материал по задаче с каждого, информацией должен владеть куратор блока. НО! Это отнюдь не значит что куратор крайний, каждый несет ответственность и составляет индивидуальные планы работы.
В) По поводу задач и их выполнения как администратор форума обязуюсь выкладывать информацию, т.е. список задач с соответствующими статусами:
долгосрочный план -статус «идей»,
в процессе работы, выполнения, обработки – статус «в процессе»,
выполненная задача – статус «выполнена»,
для задач имеющих статус «выполнена» и лежащих более 3-х месяцев перемещение информации в архив отчетов.
II) Предупреждать группу (координатора, главу подгруппы) если у вас сторонние дела:
Если неожиданное событие не срочное – как минимум за 2-3 дня до него, лучше 5.
Если неожиданное событие срочное – то, как только вы о нем узнали (естественно не в 12 ночи).
Порекомендовать, кто может выполнить то, что было на вас возложено, кто больше в курсе дела.
Оповещение остальных участников проекта.
2.
А) Для выполнения этих требований каждый куратор группы должен иметь план летучку с временным графиком работы блока, где каждый из участников должен вписывать свое время работы. Таблицы временных графиков подлежат публикации на форуме. Изменение вносимые участником группы также. (если по какой либо причине сам участник не может предупредить остальной состав Латима, то куратор должен взять это на себя.)
Б) «кто больше в курсе дела» - для выполнения этой задачи каждый, кто ведет, какую либо работу должен составлять малееенький протокольчик своих успехов. Для примера – кого-нибудь достать о чем-нибудь договориться съездить согласовать… и пр. должны быть в читаемой форме номер, имя, адрес, цель, что сделано, что необходимо сделать… ну примерно так, для примера.
III) Если чувствуешь, что взятая задача не по силам, появилось неожиданное обстоятельство:
Предупредить группу, объяснить с какими сложностями столкнутся, совместно решить, как перераспределить задания, как преодолеть возникшие трудности.
См. пункт 2 Б.
IV) Существует постоянная встреча (среда с 16 00 (общий сбор в 18 00)).
До которой:
Определить то, что надо обсудить на встрече до того как встреча состоится, чтобы не терять время на самой встрече. А именно завести страничку на форуме, где каждый будет выдвигать вопросы, которые он считает нужным обсудить на встрече. Список и порядок вопросов должен утверждаться за день до встречи.
Также можно утверждать список людей, присутствие которых необходимо для решения некоторых задач (они должны быть оповещены, что они необходимы), и тех, кто желателен.
Конечно, было бы не плохо ограничивать (разумно) время совещаний.
На встрече будет:
а) Назначен тот, кто произведет протоколирование встречи (совсем бы уж не плохо, чтобы кто-то следил за временем и порядком обсуждения вопросов.)
б) Отчет о том, что сделано за неделю
в) Обсуждение того, что было сделано не так, и как этого избежать, и что можно добавить/убрать, чтобы улучшить.
г) Обсуждение того, что надо сделать, корректировка задач
д) Распределение задач и координация участников.
3.
А) Встреча по средам в 16.00 утверждена для 2008 года.
Б) Порядок обсуждений на форуме, создавать постоянно новую тему не нужно, я буду создавать архив встреч и поднятых вопросов, соответственно время 3 недели, далее страничка обновляется все что наработано в архив.
В) Ответственность за оповещение нужных людей из соответствующего блока берет на себя куратор этого блока, его доступ в интернет к страничке wwwlateamneworg.Opk.ru не обсуждается.
Г) Протокол, если он был написан рукописью, переводится в электронную форму, рассылается участникам. Некоторые важные моменты, например пополнение банка идей, задачи, корректировки временных графиков и пр. важная информация, должны публиковаться на форуме (отвечает за это секретарь)
V) Раз в неделю – две каждый сам может полностью просматривать «банк идей», - может какая идея будет кстати к решаемой задаче.
VI) Относительно мероприятий, встреч с кем-либо и их организации:
Блок планирования:
а) Цель мероприятия;
б) Что необходимо сделать для её достижения (задачи);
в) Распределение задач;
Блок организации:
а) Определиться с помещением – если надо (и получить его);
б) Необходимые ресурсы: люди, деньги, оборудование и т.д.;
в) План мероприятия/встречи;
в) Временной аспект – с помещением необходимо определиться за два месяца до мероприятия, с составом организаторов участвующих в нем и мат ресурсами – за месяц, план мероприятия утверждается за две недели;
Блок контроля :
Осуществляется еженедельно на регулярных встречах, если нет возможности присутствовать – отчет с комментариями на форум;
Блок посторганизационных мероприятий:
а) В суточный срок каждый участник пишет отчет о проведенном мероприятии;
б) Возможна организация внеочередной встречи по мероприятию/встрече (опять таки в течение дня – двух: обсуждение, подведение итогов), для того, чтобы на регулярной встрече этим не заниматься, а сразу представить результаты остальным участникам проекта. Или участники мероприятия встречаются в среду в 16:00.*
4.Отчеты о мероприятиях публикуются на форуме в соответствующей теме. Срок пребывания отчета на форуме 3 месяца, далее информация, перемещается в архив.
VII) Организация интернет форума проекта:
Форум должен состоять как минимум из следующих разделов
• Список участников – кураторы, ядро, ресурсный центр (разбиение на группы, координаторы групп, можно чтобы 1 человек состоял в нескольких группах), теоретические партнеры, существующие партнеры
• Индивидуальный подраздел каждого участника (доступен каждому), в котором находится – индивидуальный план и тема работы, интересы, публикации, науч. рук. и т.д. (что еще ?)
• Раздел регулярных встреч – утверждение последующей встречи и архив протоколов предыдущих
• Раздел мероприятий - утверждение текущих мероприятий и отчеты о прошедших мероприятиях
• Кураторские замечания (? они могут производится в любом месте, а здесь можно делать общие, принципиальные замечания о ходе работы)
• Банк идей
• Разное – околопроектные идеи или что-то в таком роде.
5. После согласования, и организации рабочих блок-групп, будут созданы соответствующие темы на форуме. Списки и статусы участников также будут вывешены после определения.
Например, встреча с кем-либо из администрации, НКО и т.д. – что нужно добиться от этой встречи, какие вопросы обсудить, какие вопросы приоритетны.
Где можно встретиться с человеком, какие вопросы обсудить, если времени у него будет не хватать.
Результаты встречи.